CATERING SZOLGÁLTATÁS
Ha rendezvényét külső helyszínen, esetleg otthonában képzelte el, de a vendéglátásra nincs ideje és energiája, vegye igénybe catering szolgáltatásunkat! Az Ön egyéni igényeinek megfelelően kérhet csupán étel házhozszállítást, de igénybe veheti teljes körű party service szolgáltatásunkat is, amikor a helyszínre saját eszközökkel kitelepülve szakképzett munkatársaink közreműködésével a vendéglátás minden terhét átvállaljuk! Kitelepülést 200 főig tudunk vállalni!
A szolgáltatás menete
Első lépésként az ügyfélben megfogalmazódik az, hogy rendezvényét milyen jellegű helyszínen szeretné tartani, körülbelül hány vendégre számít, és ami a legfontosabb, hogy a szervezésben milyen feladatokra szeretne igénybe venni külső segítséget. Előfordulhat, hogy a teljes rendezvény megszervezését és lebonyolítását profira kívánja bízni. Ezt a lehetőséget egyre többen használják ki, és nem csak azért mert nincs elég idejük vagy rátermettségük a rendezvényszervezésre, hanem egyszerűen azért, mert egy profi rendezvényt egy profi tud a legmegfelelőbben megtervezni és lebonyolítani.
A rendezvény ötletének megszületésétől a lebonyolítás végéig számos teendő van. Mi segítünk Önnek, akár az összes lépés, akár csak egy-egy mozzanat megfelelő, profi véghezvitelében.
1. Az ötlet megszületése – ezt az első lépést nevezhetnénk akár nulladiknak is, hiszen ez az egyetlen, amiben nem tudunk segíteni. A megrendelőben megfogalmazódik a rendezvény gondolata, annak jellege, körülbelüli időpontja, helyszíne és a tervezett létszám.
2. Tervezés – A teljes folyamat legfontosabb mozzanata, hiszen egy alapos és jól kidolgozott terv jelentősen meg könnyítheni a további munkafolyamatot. Egyedül, vagy már a rendezvényszervezővel közösen le kell írni, ki kell találni a rendezvény részleteit, törekedve a lehető legnagyobb aprólékosságra. Célszerű, ha mindenhez rögtön árat is rendelünk, így egy előzetes költségvetést is tudunk készíteni.
Ki kell választani a megfelelő helyszínt, aminél az egyik legfontosabb szempont az, hogy a tervezett létszámhoz méretben passzoljon. Azt nem kell magyarázni, hogy egy 50 fős terembe miért nem tudunk bezsúfolni 100 főt, de az sem jó, ha egy 150 fős bálterem álmaink helyszíne, azonban ott majd csak 50 fő fog „lézengeni”. Tehát a vágyakat egyensúlyba kell hozni a valós igényekkel, és nem utolsó sorban a pénztárcánkkal.
Ezután ki kell találni, hogy milyen ellátást, azaz cateringet szeretnénk. Előfordulhat, hogy a rendezvény jellegéből adódóan néhány kiló pogácsa és némi üdítő bőven megteszi, lehet, hogy a hidegtál a megfelelő választás, de igényesebb, nagyobb szabású rendezvényeknél többfogásos menü az, amire szükség lesz. A menü kiválasztását természetesen befolyásolja az is, hogy mennyi pénzünk van a kiadásokra.
A helyszín és a menü pontosítása után következhetnek a részletek. Néhány példa: a helyszín hogy legyen berendezve? Szükségünk van-e díszítésre? Ha igen, milyenre és honnan tudjuk beszerezni? Külső helyszín esetén esetleg gondoskodni kell sátorról, szabad térben használható székekről, asztalokról. Fontos kérdés, hogy szeretnénk-e valamilyen műsort (zenét, humoristát, táncprodukciót, stb.) a rendezvényre? Ha igen, utána kell járni, hogy milyen költségekkel jár, hogy biztosan tudjuk, belefér-e a költségvetésünkbe. Ilyen és ehhez hasonló kérdésekből számos merülhet fel, sőt lehet olyan teendő is a rendezvénnyel kapcsolatban, amire egy laikus először nem is gondol, hanem csak menet közben szembesül a problémával. És ez az, amiért célszerű szakember segítségét igénybe venni.
3. Előkészületek – Gyakorlatilag végrehajtjuk mindazt, amit a tervezéskor leírtunk. Leegyeztetjük, szükség esetén lefoglalózzuk a helyszínt, megrendeljük a szükséges díszítést, a catering cégtől az ételeket és italokat. Ha terveztünk műsort, akkor azt is lefoglaljuk. Minden részletet pontosítunk, a szükséges kellékeket lefoglaljuk, megrendeljük, megvesszük.
4. Lebonyolítás – Maga a rendezvény, kapunyitástól egészen addig, amíg az utolsó vendég is távozik. Kisebb rendezvény esetén is érdemes egy úgynevezett forgatókönyvet készíteni, amiben pontosan (körülbelüli időponttal, azaz órával és perccel) leírjuk azt, hogy mi után, mi következik. Nagyobb szabású rendezvényeknél a programpontokhoz feljegyezzük, hogy milyen kellékek szükségesek, illetve, hogy miért, ki a felelős, melyik kolléga, mit intéz. Egy jól összeállított forgatókönyv nagy segítség tud lenni a rendezvény forgatagában.
5. Utómunkálatok – Az utolsó vendég távozásakor a szervezők feladata még közel sem ér véget. Vannak olyan költségek (például zenekar vagy terembérlet), amit ekkor kell kifizetni, nem is beszélve az elpakolással kapcsolatos teendőkről. Profitorientált rendezvényeknél fontos szerepe van az utókövetésnek is, azaz figyelni kell, hogy milyen visszhangja volt rendezvényünknek a médiában, a kollégák, üzleti partnerek, vendégek körében. Nem árt az sem, ha a rendezvényt követő napon a szervezők leülnek megvitatni a tapasztalatokat, esetlegesen felmerülő problémákat, hogy legközelebb ezekre odafigyelve még gördülékenyebb rendezvényt tudjanak lebonyolítani.
A Campus Étterem szakképzett és gyakorlott csapata a fenti lépések mindegyikében örömmel áll az Ön szolgálatára!
